Clé numéro 1 : Ne pas faire de réunion !
Et oui cela peut vous paraître un peu surprenant comme premier conseil seulement voilà, bien des fois nous organisons des réunions qui n’ont pas lieu d’être. En effet, les réunions sont censées être utiles et efficaces. Or toutes les réunions ne le sont pas forcement. En effet, la plupart sont prises sur le temps de travail or il se peut que les personnes conviées ne disposent pas de ce temps par exemple. Parfois la communication en face à face n’est pas la plus efficace. Alors avant d’organiser une réunion, posez-vous la question « est ce que ceci peut être réglé par un e-mail ? ». Si la réponse est oui alors ne vous embêtez pas à organiser une réunion, envoyez un e-mail.
Clé numéro 2 : Clarifier l’objectif de la réunion et qui doit y participer
Tout le département n’a pas forcement besoin d’assister à cette réunion. En fonction de l’objectif, sélectionnez seulement les personnes qui seront utiles pour atteindre cet objectif. La réunion en sera d’autant plus efficace. Attention il ne s’agit pas de faire du favoritisme, soyez objectifs !
Clé numéro 3 : Faire un programme et le distribuer AVANT le jour J
Si avez déjà l’habitude de faire des programmes c’est très bien. Les membres de la réunion auront une idée du sujet et de déroulement de celle-ci. Dans un souci d’efficacité, il est préférable d’envoyer le programme avant le jour de la réunion, la veille par exemple. Si la réunion a été organisée le jour même essayez de le distribuer quelques heures en avance pour que les membres de cette réunion puissent réfléchir en avance sur les thèmes qui seront abordés à ce moment là. En effet, lorsqu’on laisse du temps aux personnes pour réfléchir pendant la réunion, on peut perdre du temps puisque ce n’est pas toujours facile de trouver des solutions sur le moment. Tandis qu’en distribuant le programme avant, elles auront eu le temps d’y réfléchir en amont et de probablement formuler de meilleures réponses.
Clé numéro 4 : Envoyer un rappel de la réunion
C’est facile d’être pris dans la lancée de son travail et parfois on oublie qu’une réunion a été prévue. Pour éviter tout retard ou oubli de la part des membres de l’équipe, veillez à programmer un rappel de la réunion une heure avant. Cela peut être un email automatique par exemple. Ou bien il y a de très bons outils avec Microsoft pour la planification d’évènements avec rappel automatique.
Clé numéro 5 : Bien manager la réunion
Le but d’une réunion est tout de même d’être utile et efficace. Pour ce faire il est important de la manager correctement.
- Arriver à la réunion préparé(es) (manager et employés)
- S’assurer de qui va prendre des notes pendant la réunion
- Maintenir le groupe concentré
- Etre le maître du temps
- Gérer les distractions
- Gérer les conflits (attention certains conflits sont productifs)
Clé numéro 6 : faire un mémo
Tout le monde a beaucoup de choses à penser au travail, des responsabilités, des taches, des deadlines, de nombreuses réunions… Par conséquent pas évident de se souvenir de ce qui a été dit lors d’une réunion précise. C’est pour cela qu’il est important de rédiger des mémos pour avoir une trace écrite de ce qui a été dit. Cela peut aussi permettre de s’assurer que tout le monde a bien compris la même chose à la fin de cette réunion.
Maintenant que vous connaissez les 6 clés pour de meilleures réunions, vous n’aurez plus de réunions inefficaces ou ennuyeuses !